Prima di avviarmi in questo nuovo articolo dedicato a Scalix, desidero fare una premessa: non intendo far passare il concetto che Scalix sia in assoluto la migliore alternativa ad Exchange. Ci sono altre soluzioni per il groupware messaging, come Zimbra e Zarafa, per esempio che non sfigurano per nulla. Il motivo di questo mio accanimento con Scalix è molto semplice: abbiamo deciso di utilizzarlo e per il momento la decisione è presa. Non si tratta di ingiustificata cocciutaggine quanto, piuttosto, di una attitudine fondamentale che, a mio avviso, deve essere assunta da chi si lancia nel mondo open-source: ad un certo punto bisogna smettere con i test e concentrarsi sul come mettere in produzione una soluzione scelta. Il problema, infatti, dell’amplissima scelta che ci si trova di fronte, porta ad un allungamento spesso smodato dei trial di valutazione e, più si indugia nelle prove di soluzioni diverse più si apprezzano funzionalità diverse, a volte migliori, controbilanciate da carenze a volte essenziali. In questo modo si perde tempo prezioso quando il proprio target è quello di avviare una soluzione affidabile. Il concetto chiave è molto semplice: che si parli di mail server, di crm, di quelchevipare, difficilmente potrete trovare nel mondo open-source qualcosa che si attagli perfettamente alle vostre esigenze, qualcosa che sostituisca e rimpiazzi in modo assolutamente identico la vostra vecchia soluzione closed ed abbia anche – inutile negare che sia uno dei requisiti che molti cercano – la caratteristica della gratuità. Come ho cercato di spiegare in questo mio precedente articolo, ci sarà sempre del lavoro da fare per fare in modo che il nuovo software vesta come un abito su misura e vi aiuti nella gestione dei problemi quotidiani.

Detto questo … un altro aspetto che ho apprezzato di Scalix è la possibilità, con minimo sforzo, di integrare all’interno della medesima struttura, client di posta di natura diversa. Nel nostro caso specifico i due software principali sono Outlook (2007) e Thunderbird.

Ci si potrebbe chiedere perchè ci debba essere necessità di far coesistere due applicazioni che sostanzialmente dovrebbero fare lo stesso lavoro: spesso le aziende (e i fanatici) tendono ad assumere che ci debba essere una sola soluzione standard adottata universalmente, o una o l’altra. Ritengo questo ragionamento piuttosto miope e comunque in contrasto con un principio base : usa lo strumento migliore per ogni condizione di lavoro e per ogni ambito. Del resto, avrebbe senso che tutte le auto aziendali fossero dello stesso modello ed immatricolate tutte come autocarro ? Ovviamente no. Analogamente avrebbe senso dotare di Outlook tutti i pc aziendali quando su molti di essi la gestione della messaggistica da parte degli utenti NON prevede, per esempio, la necessità di condividere le informazioni libero/occupato degli altri utenti ? Ancora, ovviamente, no. Ha senso aumentare lo stack di investimento nel dotare tutte le postazioni di Windows quando molti utenti lavorano solo con applicazioni strutturate di data-entry ? No.

Nel nostro ambito la scelta di adottare Outlook per un certo tipo di utenza e Thunderbird per un altro è stata facile: le caratteristiche delle due applicazioni, costo a parte, sono molto differenti. Certamente entrambe permettono di inviare e ricevere posta elettronica, ma mentre Outlook è molto utente-centrico (gestisce la mia posta elettronica, il mio calendario, mi permette di integrare e sincronizzare le mie device ecc. mentre per “impersonare” utenti diversi devo affidarmi a sistemi di deleghe che non si attivano con un click-e-via), il secondo è estramente più flessibile nella gestione di identità diverse (senza dover riavviare il client tutte le volte), dispone di tonnellate di plug-in liberamente disponibili che possono aiutare nell’automazione di processi ripetitivi (per esempio QuickText), consente la modalità on/off-line senza necessità di componenti aggiuntivi, permette di disporre di identità connesse a Scalix e altre che scaricano la posta in POP da altre sorgenti e consente comunque di disporre di un sistema calendario condivisibile con gli altri utenti outlook (Lightning). Il tutto, ovviamente, a costo di licenza zero.

Tra l’altro, in ogni momento, gli utenti Thunderbird possono comunque accedere al simil-outlook offerto dall’interfaccia web di Scalix (Scalix Web Access) il che rende trasparente la base dati comune.

Collegare Outlook a Scalix è immediato: basta installare il connettore Scalix Connect per Outlook e configurare un nuovo profilo di posta connesso a Scalix Server. Una nota importante riguarda l’adozione di Scalix Smart Cache: se state configurando la posta per un desktop evitate di attivare Smart Cache in quanto difficilmente potrà accadere che vi sia la necessità di lavorare in modalità Off-line. Al contrario, se state configurando Outlook per la connessione a Scalix su un laptop o comunque su un portatile, vi tornerà utile attivare Smart Cache per le attività di consultazione della posta fuori rete.

Per quanto riguarda Thunderbird la connessione al server Scalix avviene tramite connessione IMAP.  Il difetto (si fa per dire) di Thunderbird è che al momento della prima connessione cercherà di creare sul server IMAP a cui è connesso, le cartelle fondamentali per il proprio funzionamento. Generalmente questo non è un problema ma se si desidera che la struttura delle cartelle con Thunderbird sia la medesima che viene visualizzata con SWA ed, eventualmente, anche utilizzando Outlook, è bene comprendere quale sia la struttura delle cartelle lato Scalix Server e come renderle obbligatorie per Thunderbird.

Se infatti si tenta di aprire il medesimo account una volta con Thunderbird e una volta con Outlook, ognuno dei due client creerà delle proprie cartelle che avranno significato particolare solo per quello specifico client. Ad esempio : Outlook (tramite il connettore Scalix) onora i nomi standard in inglese delle cartelle MAPI di base che sono Inbox (Posta in Arrivo), Outbox (Posta in Uscita), Waste Basket (Cestino), Calendar (Calendario), Contacts (Contatti), Tasks (Attività), Journal (Diario), Drafts (Bozze), Notes (Note) mentre, per la versione localizzata in italiano, la cartella della posta indesiderata viene chiamata appunto ‘Posta Indesiderata’ al posto dell’omologo in inglese Junk. Volendo condividere le medesime impostazioni tra Outlook e Thunderbird dovremo avere l’accortezza di configurare Thunderbird in modo che la cartella della Posta Indesiderata sia proprio quella scritta in italiano. Per eseguire questa impostazione basta accedere al menu Strumenti -> Impostazioni Account di Thunderbird e nell’apposita sezione modificare il nome della cartella di posta indesiderata.

Il mio consiglio è quello di accedere per la prima volta ad un account con Outlook, prendere nota dei nomi delle cartelle, e quindi modificare le impostazioni di Thunderbird di conseguenza.

A questo punto potete installare il plug-in Lightning per Thunderbird ed accedere al calendario associato all’account sul server Scalix. La configurazione è immediata. Create un nuovo calendario remoto (Sulla rete) di tipo CalDAV ed inserite come percorso la seguente riga :

http://<nome-del-vostro-host-scalix>/api/dav/Calendars/Users/<indirizzo-email-utente>/Calendar

Dopo la configurazione iniziale vi viene richiesto di inserire la password dell’account a cui appartiene il calendario … et voilà, anche su Thunderbird il calendario di Scalix con promemoria e allarmi come lo vedete (e impostate) su Outlook.